Effektive Reduzierung von verpassten Terminen in städtischen Behörden durch Erinnerungs-Mails

Die Stadtverwaltung Halle hat eine innovative Maßnahme eingeführt, um die Anzahl der gebuchten, jedoch nicht wahrgenommenen Termine in städtischen Behörden zu minimieren. Ab sofort versendet die Verwaltung Erinnerungs-Mails an Bürgerinnen und Bürger, die einen Termin gebucht haben. Diese Mails werden spätestens 24 Stunden vor dem vereinbarten Termin zugestellt.

Die Erinnerungs-Mails werden nicht nur im Standesamt, sondern auch im Bürgerservice, der KFZ-Zulassungs- und Fahrerlaubnisbehörde angeboten. Dieser Schritt wurde durch die Implementierung einer neuen Online-Terminvergabe-Software ermöglicht. Diese Software wurde erstmals im September 2021 im Standesamt im Rahmen eines Pilotprojektes getestet und erfreute sich hoher Akzeptanz.

Die Umstellung erfolgt schrittweise, wobei zukünftig weitere Bereiche der Verwaltung in das neue System integriert werden sollen. Bislang machen wöchentlich etwa 3.400 Bürgerinnen und Bürger von der Option Gebrauch, online Termine für Vorsprachen beim Standesamt, Bürgerservice sowie der KFZ-Zulassungs- und Fahrerlaubnisbehörde zu buchen. Allerdings wurde festgestellt, dass rund 10 % der Termine ohne Absage von den Besuchern nicht wahrgenommen werden.

Die Stadtverwaltung ist zuversichtlich, dass die Einführung der Termin-Erinnerungen im neuen Buchungssystem dazu führen wird, dass diese Quote zukünftig signifikant sinkt. Dieser Schritt wird nicht nur die Effizienz der Terminvergabe steigern, sondern auch die Anzahl der verfügbaren Termine erhöhen, was letztendlich allen Bürgerinnen und Bürgern zugutekommt.